Kapora Takibi Nasıl Yapılır, Kim Onaylar?
Kapora takibi, hasta tedavi için ön ödeme yaptığında başlar ve ödemenin doğru hastayla eşleşmesini sağlar. Süreç genellikle danışmanın hasta adına kapora alımını sisteme kaydetmesiyle açılır; ardından finans ekibi ya da muhasebe sorumlusu banka hesabına giren tutarı teyit eder ve sisteme işler. Bu noktada danışman kaydıyla banka hareketi eşleştirilir ve onay verilir. Bazı acenteler otomatik ödeme bildirimleri kullanırken, çoğu manuel teyit yapar. Onay sonrası hasta dosyası 'kaparo alındı' statüsüne geçer ve klinik bilgilendirilir. Eğer tutar uyuşmazsa ya da yanlış hastaya atanmışsa, finans ekibi düzeltme yapar ve danışmanı bilgilendirir. Bu akış, aynı hastaya birden fazla danışmanın yazması durumunda özellikle kritiktir; çünkü kapora yanlış kişiye veya yanlış işleme bağlanabilir.
Danışmanın Kapora Kaydı Nasıl Açılır?
Danışman hasta ile anlaştığında, CRM ya da acente yazılımında 'kapora bekleniyor' kaydı oluşturur. Bu kayıtta hasta adı, beklenen tutar, ödeme yöntemi ve beklenen ödeme tarihi bulunur. Bazı sistemler otomatik bildirim göndererek finans ekibini uyarır; diğerlerinde danışman ayrıca mail ya da Slack üzerinden bilgi verir.
Kaydın açılma anı önemlidir; çünkü aynı hasta birden fazla danışmanla görüşüyorsa ve iki danışman da kapora beklentisi yaratırsa, finans ekibi hangi kaydı onaylayacağını bilemez. Bu yüzden hasta sustuğunda ne zaman takip edilmeli kuralı da kapora beklentisini netleştirir; eğer hasta sessizse henüz kapora kaydı açılmaz.
Finans Ekibi Onayı Nasıl Verir?
Finans sorumlusu banka hesabına giren parayı görünce, açıklamadan hasta adını ya da referans kodunu okur. Ardından CRM'de bekleyen kapora kayıtlarına bakar ve tutarı, ödeme tarihini ve hasta bilgisini eşleştirir. Eşleşme doğruysa 'onaylandı' butonuna basar; böylece kayıt kilitlenir ve hasta dosyası bir sonraki aşamaya geçer.
Eğer tutar uyuşmazsa, finans danışmanı arar ve durumu sorar. Hasta döviz ya da farklı kur üzerinden göndermiş olabilir. Düzeltme yapılır, not düşülür ve ardından onay verilir. Onay verildikten sonra klinik de otomatik mail alır ya da portal üzerinden bilgilendirilir.
Hangi Durumlarda Onay Askıya Alınır?
Finans ekibi, hasta adı belirsizse, tutar eksikse ya da aynı hastaya iki farklı danışman kapora kaydı açmışsa onayı askıya alır. Bu durumda ilgili danışmanlara bildirim gider ve hangisinin gerçek kayıt sahibi olduğu netleştirilir. İki danışman aynı hastaya yazarsa ne olur kuralı burada devreye girer; öncelik genellikle ilk kaydı açana ya da hasta ile en son iletişime geçene verilir.
Askıya alınan kayıtlar günlük finans toplantısında gözden geçirilir. Danışman ya hasta ile tekrar konuşur ya da kaydı iptal eder. Böylece kapora yanlış işleme bağlanmaz ve muhasebe karışıklığı önlenir.
Kapora Sonrası Süreç Nasıl İlerler?
Onaylanan kapora, hasta dosyasında 'ödeme alındı' olarak işaretlenir. Danışman bundan sonra randevu tarihi, uçuş ve konaklama detaylarını netleştirir. Klinik de portal üzerinden hasta kaydını görür ve ameliyat planlamasına başlar.
Bazı acenteler kapora onaylandıktan sonra hastaya otomatik teşekkür maili gönderir ve dosya numarasını paylaşır. Bu mail, hasta için psikolojik güvence sağlar ve acente için de belge niteliği taşır.
Sık sorulanlar
Kapora onayı için kimden izin alınması gerekir?
Danışman kapora beklentisi kaydı açar, ancak nihai onayı finans ekibi ya da muhasebe sorumlusu verir. Finans, banka hesabına giren tutarı teyit etmeden kayıt onaylanmaz. Küçük acentelerde acente sahibi kendisi onaylayabilir.
İki danışman aynı hastaya kapora kaydı açarsa kim onaylanır?
Finans ekibi her iki danışmanı da bilgilendirir ve hangisinin hasta ile aktif iletişimde olduğunu sorar. Genellikle ilk kaydı açan ya da son görüşmeyi yapan danışman onaylanır; diğer kayıt iptal edilir veya notlara eklenir.
Kapora tutarı eksik gelirse ne yapılır?
Finans ekibi danışmanı bilgilendirir ve farkın nedenini sorar. Hasta kur farkı ya da banka masrafı yüzünden eksik göndermiş olabilir. Danışman hasta ile konuşur, fark tamamlanır ya da klinik ile yeni fiyat üzerinde anlaşma sağlanır.
Kapora onaylandıktan sonra iptal edilebilir mi?
Hasta vazgeçerse ya da klinik randevu veremezse, onaylanan kapora iptal edilir ve iade süreci başlatılır. Finans ekibi iade tutarını, komisyon kesintilerini ve banka masraflarını hesaplar; danışman hasta ile paylaşır ve onay alınca iade yapılır.
Hangi yazılımlar kapora takibinde kullanılır?
Çoğu acente CRM sisteminin finans modülünü kullanır. Bazıları ayrıca muhasebe yazılımlarıyla entegrasyon kurar ya da Excel üzerinde manuel takip yapar. Otomatik banka bildirimi alan sistemler, kapora girişlerini doğrudan CRM'e aktararak finans ekibinin işini kolaylaştırır.